L’accès au compte utilisateur est sécurisé via les connexions SSL.

Les mots de passe peuvent être réinitialisés.

Une fois connectés avec le profil autorisé approprié, les gestionnaires peuvent créer et modifier les profils des membres du personnel.

OptiPlanner facilite la recherche de membres du personnel dans une sélection de pools grâce à divers filtres. Il permet l’exportation de la sélection vers des fichiers CSV et Excel, y compris des informations détaillées sur les utilisateurs.

Les résultats sont affichés dans une liste, chaque ligne pouvant être sélectionnée pour accéder aux détails de l’utilisateur et à ses disponibilités. Dans la liste, figurent des informations telles que le nom de l’utilisateur, ses coordonnées de contact (e-mail et téléphone), le nombre de missions en attente, diverses informations statistiques (score, taux cible, heures utilisées). Un simple clic sur la ligne d’un utilisateur permet d’accéder à d’autres détails, tels que les pools et unités auxquels il est rattaché, ses compétences et fonctions, son planning, son calendrier de disponibilité, ses informations statistiques (nombre de missions acceptées, rejetées, non répondues, score).

La recherche de disponibilités se fait en sélectionnant un ou plusieurs créneaux horaires et en définissant, pour chacun, plusieurs critères, à savoir l’unité de soins concernées, la date et la durée de la mission, les compétences et fonctions recherchées, les pools secondaires en cas de non-réponse avec le pool principal.


Les résultats affichent la liste des personnes disponibles pour chaque créneau horaire. Les informations détaillées de chaque candidat sont accessibles comme dans la liste des résultats de recherche des utilisateurs.

Les gestionnaires peuvent choisir une ou plusieurs disponibilités par résultat. Plusieurs résultats sont possibles en fonction des critères de recherche entrés. Pour chaque résultat, il est possible de sélectionner une ou plusieurs disponibilités et de créer une demande de mission.

Une demande de mission est une invitation à accepter ou à rejeter la mission proposée. Elle contient les informations suivantes: noms du gestionnaire et du collaborateur, créneau horaire concerné, unité concernée, compétences requises, date et heure d’expiration de la demande.


Les demandes de mission sont envoyées au personnel sélectionné, soit par e-mail ou SMS, soit sous la forme d’une notification sur l’application mobile. Les utilisateurs ont la possibilité d’accepter ou de refuser les demandes, dans les délais d’expiration définis préalablement.

Les demandes n’ayant pas reçu de réponse positive peuvent déclencher une action prédéfinie par le gestionnaire, qui correspond à une transition dans le processus de demande de mission.


Lorsqu’aucune disponibilité n’est trouvée, le gestionnaire peut soumettre la demande de mission à un pool de repli (manuellement ou automatiquement). Ce dernier se trouve dans la même organisation hospitalière ou correspond à un partenaire externe (agence d’intérim par exemple).

A chaque demande de mission correspond une action, qui est lancée lorsque la demande de mission expire et qu’aucune confirmation n’est intervenue ou quand la demande n’a pas été acceptée avant son expiration.

Plusieurs actions sont possibles: suppression de la mission, notification au(x) gestionnaire (s), relance de la demande de mission auprès de collaborateurs non sélectionnés jusqu’à présent, soumission de la demande de mission aux pools secondaires ou de repli, suppression de la demande de mission dès acceptation.

Un ordre de mission peut être établi dès lors qu’une demande de mission a été acceptée. Il enregistre la disponibilité réservée et informe l’utilisateur concerné. Une notification est alors adressée au personnel accepté mais non retenu, les statistiques de l’unité et du collaborateur sont mises à jour et le tarif horaire peut être fixé à des fins de facturation.


Un ordre de mission peut déclencher une autorisation.

La liste des demandes de mission en attente permet d’afficher les demandes par gestionnaire, par unité et par pool, de connaître leur statut (acceptées/refusées/sans réponse), de modifier une notification ou une transition, d’annuler une demande ou l’ensemble des demandes d’une unité de soins, de clôturer une demande quand elle a été acceptée.

Les gestionnaires peuvent activer ou désactiver les notifications de demande de mission sur l’application mobile, qui leur permettent d’être informés en temps réel des missions acceptées ou refusées.

OptiPlanner permet de rechercher et de valider les relevés de missions des utilisateurs. Ces relevés de missions peuvent servir à la facturation et sont exportables vers des fichiers CSV ou Excel.

Une fois connectés avec le profil autorisé approprié, les gestionnaires peuvent examiner les demandes de mission en attente et les ordres de mission par pool et par unité et accepter ou refuser les autorisations pour chaque mission.

Les gestionnaires peuvent avoir une vue d’ensemble des disponibilités pour un créneau horaire et des compétences donnés, sous forme de calendrier ou de tableau exportable vers un fichier CSV ou Excel.

Un tableau de bord affiche des informations statistiques sous forme de diagrammes circulaires et de jauges de consommation. Les principaux graphiques illustrent: l’activité mensuelle et le nombre de missions par unité, le nombre d’équivalents temps plein, le budget consommé en heures, le nombre d’heures par disponibilité et par mois.


Toutes ces informations peuvent être exportées vers des fichiers CSV et Excel.

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