Der Zugang zum Benutzerkonto erfolgt über eine sichere SSL-Verbindung.

Die Passwörter können zurückgesetzt werden.

Die Manager können, nachdem sie sich mit der entsprechenden Berechtigung angemeldet haben, Mitarbeiterprofile anlegen und ändern.

OptiPlanner erleichtert die Suche nach Mitarbeitenden in ausgewählten Pools durch verschiedene Filtermöglichkeiten. Die Auswahl kann einschliesslich der hinterlegten Mitarbeiterdaten in CSV- und Excel-Dateien exportiert werden.

Die Treffer werden in Form einer Liste angezeigt. Die Detailinformationen zu den Mitarbeitenden und ihrer Verfügbarkeit werden nach Auswahl der jeweiligen Zeile angezeigt. Die Liste enthält Angaben zu den Mitarbeitenden: Name, Kontaktdaten (E-Mail und Telefon-Nr.), Anzahl der ausstehenden Dienste und diverse statistische Kennzahlen (Konfidenzniveau, Zielquote, bisher geleistete Stunden). Durch Klick auf die Zeile eines Mitarbeitenden werden weitere Informationen angezeigt − unter anderem die Pools und Einheiten, denen der Mitarbeitende angehört, seine Kompetenzen und Funktionen, sein Einsatzplan, sein Verfügbarkeitskalender sowie statistische Angaben (Anzahl der angenommenen, abgelehnten, unbeantworteten Dienstanfragen, Konfidenzniveau).

Für die Suche nach verfügbaren Mitarbeitenden wählt man eines oder mehrere Zeitfenster aus und legt jeweils mehrere Kriterien fest: die betroffene Pflegeeinheit, Termin und Dauer des Einsatzes, erforderliche Kompetenzen und Funktionen sowie die Nebenpools, falls sich im Hauptpool keine verfügbaren Mitarbeitenden finden.


In der Trefferliste wird das für die ausgewählten Zeitfenster verfügbare Personal angezeigt. Auch hier können, wie bei den Treffern in der Personalliste, ausführliche Informationen zu den einzelnen Kandidaten aufgerufen werden.

Die Manager können pro Treffer eine oder mehrere Verfügbarkeiten auswählen. Je nach den eingegebenen Suchkriterien können mehrere Ergebnisse angezeigt werden. Pro Treffer kann der Manager eine oder mehrere Verfügbarkeit(en) für einen Dienst auswählen und anfragen.

Mit einer Dienstanfrage werden die Mitarbeitenden aufgefordert, einen angebotenen Dienst anzunehmen oder abzulehnen. Die Anfrage beinhaltet folgende Informationen: Name des Managers und des Mitarbeitenden, betroffenes Zeitfenster, betroffene Einheit, erforderliche Kompetenzen, Datum und Geltungszeitraum der Anfrage.


Dienstanfragen werden entweder per E-Mail oder SMS oder in Form einer App-Nachricht an die ausgewählten Mitarbeitenden übermittelt. Die Benutzer können die Anfragen innerhalb des vorab definierten Geltungszeitraums annehmen oder ablehnen.

Les demandes n’ayant pas reçu de réponse positive peuvent déclencher une action prédéfinie par le gestionnaire, qui correspond à une transition dans le processus de demande de mission.


Lorsqu’aucune disponibilité n’est trouvée, le gestionnaire peut soumettre la demande de mission à un pool de repli (manuellement ou automatiquement). Ce dernier se trouve dans la même organisation hospitalière ou correspond à un partenaire externe (agence d’intérim par exemple).

Wenn bei Ablauf einer Dienstanfrage noch keine Bestätigung vorliegt oder die Anfrage nicht angenommen wurde, wird eine bestimmte Aktion ausgelöst.

Mögliche Aktionen sind: Löschung des Diensteinsatzes, Benachrichtigung des/der Manager(s), Versand der Anfrage an bisher noch nicht ausgewählte Mitarbeitende, Weiterleitung der Anfrage an Neben- oder Ausweichpools, Löschung der Anfrage bei Annahme des Dienstes.

Sobald eine Anfrage angenommen wurde, kann ein Dienstauftrag generiert werden. Mit dem Auftrag wird die reservierte Verfügbarkeit protokolliert und der ausgewählte Mitarbeitende informiert. Die Mitarbeitenden, die akzeptiert, aber nicht beauftragt wurden, erhalten eine Benachrichtigung; die Statistiken der Einheit und des Mitarbeitenden werden aktualisiert; und der Stundensatz für die spätere Abrechnung kann festgelegt werden.

Ein Dienstauftrag kann eine Berechtigung auslösen.

In der Liste der ausstehenden Dienstanfragen werden folgende Aktionen unterstützt: die Anzeige der Anfragen nach Manager, Einheit oder Pool, die Anzeige des Anfragestatus (angenommen/abgelehnt/unbeantwortet), das Ändern einer Benachrichtigung oder einer umgestellten Anfrage, das Löschen einer oder aller Anfrage(n) für eine Pflegeeinheit und das Schliessen einer angenommenen Dienstanfrage.

Bedarfsmeldungen per mobiler App und der damit mögliche Informationsaustausch in Echtzeit können von den Managern aktiviert oder deaktiviert werden.

OptiPlanner unterstützt die Suche nach und das Validieren von Dienstabrechnungen der Benutzer. Diese Abrechnungen können als Grundlage für die Rechnungsstellung genutzt und in CSV- oder Excel-Dateien übernommen werden.

Sind die Manager mit der entsprechenden Berechtigung angemeldet, können sie ausstehende Dienstanfragen und Dienstaufträge eines Pools oder einer Einheit prüfen und die Zulassung zum jeweiligen Dienst übernehmen oder ablehnen.

Die Manager können sich alle für ein bestimmtes Zeitfenster verfügbaren Mitarbeitenden und ihre Kompetenzen in Form eines Kalenders anzeigen lassen. Auch die Anzeige in Form einer Tabelle, die in eine CSV- oder Excel-Datei exportiert werden kann, ist möglich.

Auf dem Dashboard werden die statistischen Daten in Form von Kreisdiagrammen und Verbrauchsbalken angezeigt. Die wichtigsten Grafiken veranschaulichen folgende Angaben: monatliches Arbeitszeitvolumen und Anzahl der Diensteinsätze pro Einheit, Anzahl der entsprechenden Vollzeitäquivalente, verbrauchtes Budget in Stunden, Anzahl der Stunden pro Verfügbarkeit und pro Monat.


Alle diese Daten können in CSV- oder Excel-Dateien exportiert werden.

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