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OptiPlanner Solver

OptiPlanner Solver ist die Server-Instanz für die Verwaltung der Pools und der Verfügbarkeiten in Ihrem Haus. Die berechtigten Mitarbeitenden und der Planungsmanager können aus ihrer jeweiligen Arbeitsumgebung auf den Server zugreifen.

RBAC

Der Zugriff auf OptiPlanner Solver wird durch eine rollenbasierte Zugriffskontrolle in Abhängigkeit von den jeweiligen Benutzerprofilen – Administratoren, Poolmanager, Leiter und Delegierte der Einheiten, für die Validierung von Dienstanfragen zuständige Personen, Mitarbeitende – geregelt.

Pool

OptiPlanner Solver kann mehrere Pools berücksichtigen.

Für jeden Pool gibt es eine Liste von Mitarbeitenden und Poolmanagern, die den Pool verwalten.
Ein Mitarbeitender kann mehreren Pools angehören. Während ein Pool den Bedarf mehrerer Einheiten deckt, kann eine Einheit immer nur mit einem Pool verknüpft sein.

Die Pools werden zum Zweck der statistischen Berichterstattung überwacht.

Einheiten

Die Einheiten sind die organisatorischen Instanzen eines Pools und werden von den Stationsleitern und ihren Delegierten verwaltet. Jede Einheit ist mit einem Hauptpool verknüpft, den sie verwaltet. Sie kann darüber hinaus mit Neben- oder Ausweichpools verknüpft sein. Der Manager des Hauptpools kann jedoch keine Änderungen an den Neben- oder Ausweichpools vornehmen.

OptiPlanner Solver verwaltet die Nebenpools gleichrangig mit dem Hauptpool. Die Ausweichpools kommen dagegen erst zum Einsatz, wenn in den ausgewählten Haupt- oder Nebenpools keine Mitarbeitenden verfügbar sind. «Ausweichpools» sind entweder interne Pools, die einer höheren Hierarchieebene angehören als die jeweiligen Haupt- und Nebenpools, oder Pools externer Organisationen (bspw. von Arbeitsagenturen).


Die Einheiten verfügen über eigene Jahresbudgets, die von den Poolmanagern verwaltet werden. Im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Dienstanfragen und -aufträge können für diese Manager spezifische Berechtigungen definiert werden.


Die Leiter der Einheiten stellen ihre Teams (die Delegierten) zusammen.
Die Stationsleiter senden Dienstanfragen und/oder -aufträge an alle Belegschaftsmitglieder. Basierend auf den gemeldeten Verfügbarkeiten ermittelt OptiPlanner Solver anhand einfacher oder sehr komplexer Auswahlkriterien den optimalen Einsatzplan. Es ist möglich, die Pools (Haupt-, Neben- Ausweichpool) anzugeben, in denen das System zu den Suchkriterien passende Mitarbeitende suchen soll. Dabei wird die Suche zunächst im Hauptpool durchgeführt. Ist dort kein geeigneter Mitarbeitender zu finden, wird die Suche auf den Nebenpool ausgedehnt.


Die Einheiten werden zum Zweck der statistischen Berichterstattung kontrolliert.

Dienstanfrage

Eine Dienstanfrage ist ein Angebot, dass einem oder mehreren für ein bestimmtes Zeitfenster verfügbaren Mitarbeitenden zugestellt wird, sofern diese Mitarbeitenden bestimmte vorab definierte Voraussetzungen erfüllen. Die Anfrage enthält die folgenden Informationen: Name des/der für diesen spezifischen Dienst ausgewählten Mitarbeitenden, Angaben zur jeweiligen Einheit, Angaben zum Dienstbeginn und -ende sowie zu den geforderten Kompetenzen. Ausserdem wird festgelegt, welche Aktion(en) bei Ablauf der Dienstanfrage ausgelöst werden soll(en).

Falls der Poolmanager dies wünscht, können für die Dienstanfragen bestimmte Freigabeschritte definiert werden. Durch die Anfragen werden die mit den Mitgliedern der Belegschaft, der Einheiten und der Pools verknüpften Statistiken aktualisiert.


Das System schlägt anhand der für die Anfragen ermittelten Verfügbarkeiten eine geeignete Lösung vor.
Jede Anfrage ist nachverfolgbar (Stand der Rückmeldungen der für die Anfrage ausgewählten Mitarbeitenden), und der Leiter der betroffenen Einheit wird per E-Mail, SMS oder mobiler App über den jeweiligen Anfragestatus informiert.

Verfügbarkeit

Eine Verfügbarkeit ist eine für ein oder mehrere Zeitfenster verfügbare Ressource, welche die definierten Voraussetzungen erfüllt.

Mitarbeitende

Mitarbeitende können einem oder mehreren Pool(s) angehören. Der Poolmanager erstellt für jeden Mitarbeitenden eines Pools ein exaktes Profil mit Angaben zu Planungsmodell, Arbeitszeitquote, Funktionen, spezifischen Kompetenzen und ausgewählten Einheiten.

Die Mitarbeitenden können ihren Verfügbarkeitskalender mithilfe ihres gemeinsam mit dem Poolmanager festgelegten Planungsmodells für jede Woche aktualisieren.

Umstellung von Anfragen

Eine Umstellung ist eine Zustandsänderung einer Dienstanfrage. Wenn die Dienstanfrage abläuft, ohne dass ein Auftrag vergeben wurde, löst diese Zustandsänderung eine andere Aktion aus (keine Aktion/Benachrichtigung des Stationsleiters/Weiterleitung der Anfrage an den Ausweichpool).

Dienstauftrag

Ein Dienstauftrag ist die einem Mitarbeitenden übermittelte Bestätigung einer Dienstanfrage.
Die Dienstaufträge bilden den Abschluss der Dienstanfragen und werden den Mitarbeitenden und Stationsleitern – je nach angegebener Präferenz – per E-Mail, SMS oder mobiler App zugestellt.


In den Dienstaufträgen sind zudem die – möglicherweise noch zu genehmigenden – Stundensätze festgelegt, die anschliessend für die Budgetkontrolle genutzt werden.

Durch die Dienstaufträge werden die mit den Mitgliedern der Belegschaft, Einheiten und Pools verknüpften Statistiken aktualisiert.

Auftragsdatenblätter

Parallel zu den Dienstaufträgen können auch Auftragsdatenblätter ausgegeben werden. Dort werden die Aufträge und ihr Status zum Zweck der Abrechnung registriert.

Die Auftragsdatenblätter sind mit der Uhr der mobilen App verknüpft (die vom Mitarbeitenden in dessen Arbeitsumgebung geändert werden kann).

Regel-Engine

OptiPlanner beinhaltet eine konfigurierbare Regel-Engine, mit der kommerzielle Aspekte hinzugefügt und modifiziert sowie die Prozessverwaltung geändert werden können. Ausserdem umfasst das System ein Tool zur Optimierung von Kombinationen unter verschiedenen Bedingungen.

Sprachen

OptiPlanner unterstützt die Sprachen Englisch, Französisch und Deutsch. Weitere Sprachen sind auf Anfrage verfügbar.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.